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内部統制システム整備の基本方針

株式会社第一興商は、「内部統制システム整備の基本方針」を定め、推進することを取締役会で決議致しました。

内部統制システム整備の基本方針

2017年11月1日 改定

1.当社及び当社子会社の取締役及び使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制

  1. (1)当社及び当社子会社(以下、「当社グループ」という)の役職員の職務の執行が法令及び定款に適合し、かつ社会的責任(及び企業倫理)を果たすために、当社「グループ行動規範」を全役職員に周知徹底させる。
  2. (2)内部統制推進室を「リスク・コンプライアンス統括部署」とする。内部統制推進室はコンプライアンスの基本マニュアルを策定、当社グループの体制の企画・整備を指導、役職員の教育研修を行う。また、法令遵守状況のモニタリングは監査部と協働して行う。
  3. (3)内部統制推進室は当社グループにまたがる内部通報制度を統括し運用を行う。また、通報者の保護を徹底する。
  4. (4)法令遵守の状況は監査部による定例監査において、状況が把握され、取締役会、監査役会に報告される。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

  1. (1)取締役の意思決定又は取締役に対する報告、その他重要な意思決定及び報告に関しては、文書の作成、保存及び廃棄に関する文書管理規程、会議体規程等を整備し、必要な関係者が閲覧できる体制とする。

3.当社及び当社子会社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  1. (1)内部統制推進室はグループリスク管理基本規程に基づいた当社グループのリスク管理の指導(部門マニュアル策定等の指導教育)、当社グループの総合的なリスク分析、評価と対応、リスク管理体制の運用・機能維持を行う。
  2. (2)当社グループはグループリスク管理基本規程に従って、それぞれの部門に関するリスクの管理を行う。
  3. (3)リスクが現実化し、重大な損害の発生が予測される場合、当社の本部長・当社子会社社長は速やかに取締役会に報告する。
  4. (4)新たに生じたリスクへの対応のため、必要な場合は当社取締役社長から当社グループに示達するとともに、危機管理規程の発動、対応責任者となる取締役を定める。

4.当社及び当社子会社の取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

  1. (1)当社グループの重要な意思決定を行う際は多面的な検討を経て慎重に決定するため、当社取締役社長の諮問機関として、取締役全員で役員協議会を組織し、審議する。
  2. (2)取締役会、常務会には関係部門責任者を同席させ経営の透明性を図り、随時に案件の詳細な確認と意思決定の迅速化を実現する。
  3. (3)当社グループの経営方針の迅速・的確な示達、重要事項の報告を達成するために、取締役、監査役が出席する経営連絡会議を原則毎週開催する。

5.当社及び当社子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

  1. (1)グループリスク・コンプライアンス委員会を設け、当社グループの横断的なリスク管理及びコンプライアンス体制の審議・推進機関とする。
  2. (2)グループリスク・コンプライアンス委員会はグループ全体のリスク管理及びコンプライアンス体制に関わる指示、通達を行う。
  3. (3)内部統制推進室はグループ全体のリスクの評価及び管理の体制を適切に構築し運用する。また、そのモニタリングは監査部でこれを行う。
  4. (4)財務報告に係る適正性を確保するために必要な内部統制を整備、運用する。
  5. (5)当社子会社の取締役及び使用人の職務執行事項の当社への報告は、定期・適時に実施する。また当社子会社が経営上の重要事項を行う場合は、事前に当社の決裁を受ける。

6.監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項

  1. (1)当面、監査役スタッフは置かないものの、業務監査は監査部及び経営企画部の、また日常業務は総務部の補助を受けるものとする。
  2. (2)また将来監査役スタッフが求められた場合、会社は監査役会と協議の上その人選を行うものとする。

7.前号の使用人の取締役からの独立性に関する事項

  1. (1)監査役スタッフが求められた場合は監査役直属とするなど、その独立性確保に努める。

8.当社及び当社子会社の取締役及び使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制及び報告をした者が当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを受けないことを確保するための体制

  1. (1)当社グループの取締役及び使用人は会社に重大な損失を与える事項が発生し又は発生する恐れがあるとき、役職員による違法又は不正な行為を発見したとき、その他監査役が指示をした事項について、監査役に報告する。
  2. (2)当社の取締役、監査部長、総務部長、内部統制推進室長、経営企画部長、当社子会社を管理する部門長は、監査役の求め又は重要性に応じて、重要事項の決定プロセス、違法行為、賞罰、リスク管理状況、内部通報などの報告を行うものとする。また、内部監査の状況について、監査部は定期的に監査役と報告会を開催する。
  3. (3)当社グループは、監査役又は監査役会へ報告を行った役職員に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行うことを禁止し、その旨を当社グループの全役職員に周知徹底する。

9.当社の監査役の職務の執行について生ずる費用の前払又は償還の手続その他の当該職務の執行について生ずる費用又は債務の処理に係る方針に関する事項

  1. (1)当社は、監査役の職務の執行により生ずる費用等について、年度計画に基づき予算を設ける。また、費用の前払等の請求を受けたとき、予算以外の監査に係る緊急又は臨時に支出した費用又は債務が発生したときは請求に基づき速やかに支払手続を行う。

10.その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制

  1. (1)代表取締役との定期的な意見交換会を開催し、適切な意思疎通を図る。
  2. (2)監査役は役員協議会その他の重要な会議への出席を可能とする。
  3. (3)監査部、総務部、内部統制推進室も監査役会を補助するものとする。

11.反社会的勢力排除に向けた体制

  1. (1)当社グループはグループ行動規範において反社会的勢力との関係遮断を定め、総務部を反社会的勢力への対応統括部署として反社会的勢力排除のための社内体制の整備を推進し、弁護士や警察等とも連携しながら、不当な要求に対しては組織的に毅然とした姿勢で対応する。